Cuando escribí el Capítulo 1 (lo puedes leer aquí), no sabía de qué iría la segunda parte, y entonces tuve la siguiente conversación con mi neurona:
Yo: ¿No es un poco atrevido esto de poner capítulo uno? Parece que tenga un plan bien pensado…
Neurona: ¿Y cuándo lo tienes?
Yo: pues también es verdad…
Neurona: mira, habrá capítulo dos. Y tres. Hazme caso, que te conozco mejor que nadie. Eres tan pesado en esto de la eficiencia que el problema lo tendrás para dejar de escribir ejemplos.
Yo: Gracias 😊
Neurona: No era un piropo…
Total, que aquí vamos.
Las formas de perder el tiempo que te contaré hoy quizás te suenen si trabajas en una oficina. Aunque sea pocas horas.
Caso 5. No usar los marcadores del navegador.
No sé en tu caso, pero yo miro unos 20 sitios web al día, como mínimo.
A veces para buscar la solución a algo
A veces para formarme
A veces para informarme
A veces…
Si NO usas los marcadores del navegador (o favoritos, depende del navegador que uses), lo que acaba pasando es que lo guardas en tu memoria.
Spoiler: tu memoria se va actualizando, y olvidas cosas.
Cuando quieres volver a encontrar una web, lo que pasa es que vueeelves a comenzar la búsqueda, hasta que das con ella, es decir, repites el trabajo.
Por favor, usa los marcadores, organízalos como te vaya bien para encontrarlos, pero úsalos.
Algunas de las carpetas que uso:
- una por proyecto
- tutoriales útiles
- mis cosas
- problemas resueltos
- temas interesantes
Caso 4. Caos con los emails
Tanto si recibes muchos emails al día, como si recibes pocos, pero llevas mucho tiempo recibiéndolos, llega ese día en el que tienes que buscar uno concreto.
Y comienzas a buscar con creatividad: Buscas por quién te lo ha enviado, por una palabra clave, por una frase que crees que no hay en casi ningún email, por fecha, …
El tiempo que pierdes buscando emails es increíble, y todo lo que puedas hacer para reducirlo es poco.
¿Cómo? Pues yo en Outlook aplico lo que expliqué en un artículo (enlace al artículo), pero en Gmail estoy aún probando cosas.
La clave está en probar cosas, y ver cuáles te funcionan a ti.
Lo siento, te tocará pensar 🙂
Caso 3. No prepararte lo que vas a explicar
Primer ejemplo para entender el caso
Pablo acaba de entrar en tu equipo de trabajo. Tienes que explicarle el proyecto y su primera tarea.
Tienes mucho trabajo, así que no has podido preparar lo que vas a explicarle. Lo tienes claro en tu cabeza, pero no lo has adaptado a una persona que viene de cero.
Da igual. Seguro que tu cabeza hace maravillas y lo explica genial.
Vas a la reunión con Pablo y le comienzas a contar el proyecto, de forma desorganizada, y dando por hecho que entenderá los tecnicismos y siglas raras.
Le vas a enseñar la aplicación en la que trabajará, pero no carga. Bueno, da igual, se lo explicas abriendo un documento de 250 páginas y desplazándote por él a lo Flash (el superheroe de malla roja).
Después le explicas la tarea, así por encima, que sobreentienda las cosas y se lea las 250 páginas del documento.
Ah! Había otro documento bueno para entender las cosas, donde estaba… (pasan 10 minutos) ya está, es este. Solo 98 páginas.
Pablo se ha perdido a los 10 minutos de reunión, pero no encuentra el coraje para decírtelo, así que asiente con la cabeza el resto de la reunión.
Te volverá a preguntar todo lo que les has explicado, y tú se lo explicarás con desesperación, porque ya se lo has explicado. O eso crees.
Porque si no te preparas lo que explicas y lo adecuas al receptor de la información, lo único que estás haciendo es perder el tiempo de los dos. Por no hablar de la frustración de ambos…
Segundo ejemplo
Llevas dos semanas trabajando en la tarea que te puso Míriam. Ella es la responsable del proyecto donde has entrado, y seguro que tiene ganas de ver lo que has hecho y entender hasta el último detalle.
Le pides una reunión de 30 minutos. No serán más, seguro.
En la reunión, le comienzas a vomitar todo lo que has hecho, entrando en detalles que para ti son importantes, te mueves como Flash por el documento que has redactado.
Ahora pasas a enseñarle los cambios aplicados en una web, o un diseño.
Vaya, no carga.
Bueno, se lo enseñas desde tu ordenador, que allí funcionaba.
Le enseñas lo que quieres, lo que te hace sentir más orgullo.
Después de 15 minutos hablando, Míriam te corta y te pregunta algo que no tiene nada que ver.
Míriam te ha dejado seguir tu explicación esperando que lo reorientases, pero no lo has hecho.
Prepararte lo que vas a explicar no trata solo ordenar las ideas, necesitas orientar la explicación a la persona que se la das. Si hablas para ti, y no para Míriam, es normal que te corte, y te pregunte directamente lo que le necesitaba saber para evaluar cómo va el avance de tu tarea, y si hay algún problema.
Esa reunión, que ha durado 15 minutos, y hubiese durado 40 de no cortarla, no estaba aportando lo más importante: Lo que necesita saber Míriam de tu tarea.
Caso 2. Marcarse un Sócrates
Esta es una de mis preferidas (a evitar): Nada escrito, todo de palabra.
Hacer una llamada, explicar algo, investigar algo, y que no haya como resultado nada escrito funcionaba tal vez hace muchos años.
Ahora no. Hay demasiada información.
Ejemplos:
- Hacer una reunión y que no haya un resumen de esta al acabar
- Llamar a alguien para explicarle lo que tiene que hacer sin un soporte por escrito
- Explicar algo complicado sin una imagen o esquema de soporte
- Hacer seguimiento de tareas sin una lista de tareas en aplicaciones como Trello, Todoist, Google Tasks, etc.
Ojo, que esto es un arma de doble filo: Como pases de Sócrates a Brandon Sanderson, tampoco sirve.
Si no escribes tendrás que repetir las cosas muchas más veces, y corres el riesgo de olvidar algo y no explicarlo igual.
Si escribes demasiado, nadie se va a leer eso, y menos actualizar la información de dentro del texto, así que es como no escribir nada.
Caso 1. Confiar en tu memoria
Mira.
Esta es la que más te puede hacer perder el tiempo. Y el de los demás.
Cuando te explican tus nuevas tareas para esta semana y no te apuntas los detalles, pierdes tu tiempo recordando y el de los otros preguntando de nuevo.
Cuando resuelves algo después de 8 horas o más de pelearte con el problema, y no te lo apuntas, quizás volverás a pelearte ese mismo tiempo cuando te encuentres de nuevo con tu amigo el problema.
Cuando has explicado algo como un proyecto, 3 o más veces, hay cosas que ya no explicas, y apuntándotelo podrías transmitir con mayor fiabilidad y velocidad la información.
Y así, hasta el infinito y más allá.
Esto, además, es transversal: se combina con las otras.
Si no te organizas bien para apuntarte todo lo que es importante y vas a olvidar, pierdes el tiempo como en los casos del 5 al 2, y el combo ya te hace explotar el reloj.
Caso 0. Hacer multitarea
Quería darle un espacio de expresión a la Inteligencia Artificial del ChatGPT, así que me he conectado a su web y le he escrito esto:
“Dime cosas que nos hacen ser menos eficientes en el trabajo”.
De las distintas respuestas, esta es la única en la que no había caído yo:
Multitasking excesivo: Tratar de hacer varias tareas al mismo tiempo puede ser contraproducente y reducir la calidad y eficiencia del trabajo.
Me ha dolido leerla, porque la hago demasiado y no era consciente 😟, pero si lo piensas… Esos días en los que estás haciendo 5 cosas a la vez son los más improductivos que hay, porque no cierras nada, no le das cariño a ninguna de las tareas, y seguramente tendrás que rehacer algo en el futuro.
Y con esto cerramos. Si se te ocurre más formas de perder el tiempo, eres bienvenido/a en la parte de comentarios 🙂
¡Nos vemos!
Pd. He estado charlando un rato más con el ChatGPT, y le he preguntado esto:
Vamos a probarlo:
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