Te confieso una cosa: Me frustra perder el tiempo.
—Pues deja de perderlo— estarás pensando.
—Claro, cuando te das cuenta ya lo estás perdiendo, a veces no es tan fácil— te respondo mentalmente.
Lo único que puedo (y puedes) hacer es ser consciente de lo que hará perder el tiempo, y planear cómo evitarlo.
Como hay muchas cosas que me hacen perder el tiempo, en este primer capítulo voy a centrarme en la principal.
(redoble de tambor)
Las reuniones.
¿Todas? No. Claro que no.
¿Muchas? Sí. Claro que sí.
Para limitar un poco el tiempo de lectura, escribiré solo mi top 4 de pérdidas de tiempo y lo que intento hacer para evitarlo. Si te sientes identificado con algún caso, lloraremos juntos. Si no, puedes acompañar la lectura con una imagen mía arrancándome los pelos que me quedan, y echarte unas risas.
Top 4. Reunión incompleta – Falta la personas adecuada y se sigue adelante
Organizas una reunión con 3 personas más. El objetivo es hablar del color de los bolígrafos que debe comprar la empresa para los trabajadores.
En la reunión están convocadas:
- El interesado en el cambio de color (tú).
- El que tiene que hacer el pedido.
- El que tiene que aceptar el coste del pedido.
- El que sabe las marcas y colores de bolígrafos disponibles, y además es un experto en bolígrafos.
El 4o no puede asistir a la reunión, y esta se hace sin esa persona. ¿Por qué no se cancela la reunión? Todos los participantes saben que no se decidirá nada, y se convertirá en una conversación de barra de bar.
Esta es fácil de cancelar, es verdad, y los argumentos son evidentes. Por eso está en el top 4.
Top 3. Reunión Camaleón – El seguimiento de cómo va todo y se transforma en…
Son las 10 de la mañana. Tu equipo de 4 personas y tú os conectáis a la reunión de seguimiento del proyecto piruleta. Lo que estáis haciendo es una aplicación móvil especializada en buscar imágenes de piruletas por internet y enseñarlas en el muro piruleta de la aplicación (se llama PirulApp).
Todo el equipo sabe que la reunión es para ver que tal avanzan las tareas de cada uno, si alguien necesita ayuda, o si alguien está sin trabajo. También para ver cómo vamos de tiempo para las entregas.
Está marcado que dure máximo 15 minutos. Pero… A veces esto se olvida.
Habla Tania, explica que tal va, y todo bien. Pasamos a Ernesto, que tiene algún problemilla con el sistema de login de PirulApp, y le dices que lo habláis luego, solo los 2. Después habla Álvaro, que se ha quedado sin trabajo. Le dices que, de momento, se asegure que lo que ha hecho está documentado, y luego le dirás algo. Lleváis 10 minutos de reunión. Todo bajo control. Por último, le toca hablar a Marina. Ay, Marina… lleva 10 años en la empresa, y el tema de reuniones cortas no va con ella. A ver si lo conseguimos.
—Xavi, dame permiso para compartir pantalla por favor.— dice Marina.
Mi dedo se mueve solo y le da permiso. Mierda.
Comienza a enseñar el código de la aplicación. Y a explicarnos lo que ha hecho, con pelos y señales. La intento cortar, pero ella sigue. Después comenta que tiene un problema, y dice las 15 cosas que ha probado. Miro las cámaras del equipo y veo que alguno está atento, otros ya están a su rollo. Al final, la reunión dura 45 minutos. 10 minutos para 3 personas, 35 para una.
Marina no es real, ni estoy en un proyecto para crear PirulApp, pero la situación es real.
Esto lo ataco de varias formas. De más a menos suaves: 1) Recordar al equipo los objetivos de la reunión y su duración. 2) Hablar individualmente con Marina para asegurarte de que lo tiene claro y sabe cómo sintetizar la información. 3) Cortar a Marina y decir que lo habláis luego.
Top 2. Reunión Obra de teatro – 27 miran y 1 trabaja
Vale, esta solo me ha pasado una vez de una forma tan descomunal, pero marcó un antes y un después. Desde esa reunión, tengo miedo de cualquier reunión con más de 8 personas.
Hace ya 1 año, colaboré con otra empresa para un proyecto. Llegamos a ser 28 personas. Había una cosa que teníamos que usar, así que nos metimos en la reunión telemática para que, el que sabía, nos dijese cómo.
Comienzan a explicarnos, y a media reunión, alguien comenta que eso no funcionará porque tal y pascual.
El que explicaba abre el código fuente de esa cosa. Cagada. Se pone a trabajar, en directo, para cambiar la forma en la que teníamos que usar su parte.
La reunión duró 2 horas. Uno trabajando en cosas que no entendía nadie más que él, ni falta que hacía, y 27 mirando, intentando entender algo, colapsando, o haciendo otras cosas.
No se la mejor forma de evitar esto, pero os digo lo que hice en cuanto vi que aquello era absurdo: dejé un mensaje en el chat de la reunión diciendo que tenía que irme, y me salí. Pasados unos días me enviaron un email con el detalle de cómo usar aquella parte.
Top 1. Reunión emocional tratada racionalmente
En tu empresa, anualmente hacéis lo que llaman «one to one». Lo que viene siendo el «oye como estás» pero profesionalizado y con nombre molón. Tu eres la persona encargada de preocuparte por tu equipo de 4 personas, así que te guardas 15 minutos por persona, 1 hora. ¿Qué puede salir mal?
Pues todo, porque no tienes ni idea de cómo está tu equipo, y si necesitan más o menos tiempo para expresarse realmente. Si limitas el tiempo, te vas a arrepentir.
Me explico: En temas de trabajo, la gestión el tiempo y la comunicación son equivalentes a eficiencia. En temas personales, la escucha activa y el espacio para expresarse son equivalentes a eficiencia. Si quieres que alguien te cuente realmente cómo está, y qué necesita, limitarle le tiempo, o buscar ir rápido, solo hará que aquellos 15-30 minutos que le dediques sean una pérdida de tiempo. Incluso puede provocar más distancia entre tu y la otra personas, porque le has demostrado que realmente no te importa.
Y esto se paga caro, porque no vas a ver venir cosas como bajada de productividad, dimisiones, malas sinergias dentro del equipo, u otras cosas que pasan cuando las personas trabajan con personas.
Top 0. Reunión tipo «Escupir contra el viento»
Soy informático, y como dije en el Artículo 0 y Génesis del blog, cuento desde y hasta cero. Cuando me interesa.
Cualquier reunión se vuelve en tu contra (como escupir contra el viento) si faltan estas cosas:
- Lista de puntos a hablar
- Lista de objetivos de la reunión
- Recomendaciones de lo que se tiene que traer preparado y leído
Si falta alguna de estas cosas, los Top 2,3 o 4 se pueden dar fácilmente. El 1 tiene sus propias reglas.
Se pueden hacer bromas y tener momentos relajados en una reunión, y pueden haber puntos sorpresa como este top 0, pero también tiene que haber un motivo y un objetivo, así como algo de preparación. Si no, acabas como en el Top 4, en la barra del bar.
Si este artículo fuera una reunión entre tu y yo, me parece que hemos cumplido, ¿no? Sabías que eran 4+1 temas, el objetivo era «cómo puedes perder el tiempo, o cómo evitarlo», y sabías que no tenías que preparar nada (solo faltaría).
Pues ya está, lo dejamos aquí antes de que me ponga a escupir contra el viento.
(Imagina que lo siguiente te lo digo mientras cerramos libretas, apagamos portátiles, y salimos de la sala)
— Una de dos, o piensas que soy frio, ultra racional o algún otro adjetivo similar, o que me gusta la eficiencia y sigo siendo humano y con principios.— te digo mientras apago el proyector.
— No hombre, frío tampoco… con malas ideas, como PirulApp si, pero no eres tan malo.— Me imagino que respondes.
— Te voy a lanzar tres preguntas— Susurro mientras cierro la sala —, y si tienes respuesta que no son monosílabos, me cuentas por correo. (Sabrás mi correo después de suscribirte)
Estas son:
¿Has hecho o harías cosas como las que yo hago para cortar reuniones, o crees que están mal y punto?
¿Haces cosas distintas para evitar perder el tiempo en reuniones?
¿Tienes algún ejemplo de reunión que superan mi top5?
¡Nos vemos!
Pd. No he hablado de las reuniones de vecinos. Están a otro nivel. Son el Messi de las reuniones para perder el tiempo.
Pd2. Me dicen por el pinganillo que no he puesto casa sonriente en todo el artículo🙂
Pd3. PirulApp tal vez no triunfaría, pero no descarto hacer una de animales bebé.
