Se realista, si recibes más de 50 emails al día, es fácil que tu bandeja de entrada sea un caos.
He leído, escuchado y probado muchas formas, y si sigues leyendo te cuento lo que me funciona para no ser caótico.
Aviso. Esto lo aplico en Outlook. No en otros. En Gmail soy un caos aún.
A lo que vamos.
Tengo dos objetivos.
- Que la bandeja de entrada esté vacía
- Que encuentre las cosas luego
También tengo dos carpetas para agrupar.
- PROCESADOS
- ALMACENADOS
Los procesados son que los he recibido y tengo que hacer algo.
Los almacenados es que los he recibido, he hecho lo que tenía que hacer y lo he guardado. Bien ordenadito, pero sin pasarme.
¿Qué llega un correo? Pues lo leo en diagonal.
- Si es publicidad que no me interesa, la elimino.
- Si es publicidad buena que puede que mire en el futuro, la guardo en almacenado.
- Si puedo responder rápido o hacer lo que sea en poco rato, le hago caso y lo guardo en almacenado cuando acabo.
- Si es algo que no voy a hacer ahora, por pereza o por ser algo largo, lo guardo en procesado.
Ojo, no se guarda en PROCESADOS o ALMACENADOS a saco, eso no sirve de nada. Vamos a cada caso.
Primero los PROCESADOS.
Ahí tengo 4 carpetas, una para cada cuadrante de la Matriz de Eisenhower.
También se llama matriz urgente importante, luego te dejo el enlace al artículo de Asana, que lo explican bastante bien
La matriz.
Las carpetas: Urgente-Importante (UI), No urgente-Importante (NUI), Urgente-No importante (UNI), No Urgente-No importante (NUNI).
Lo relevante aquí se resume en 1 frase.
Dedícate a lo importante. Tiempo que dediques a lo NO importante, tiempo que dejas de hacer lo importante.
Lo no importante puede esperar. Además, seguro que para alguien será más importante que para ti, no te preocupes.
Ahora vamos con los ALMACENADOS.
Los almacenados solo tienen un uso.
- Puede que tengas que buscar aquel correo donde el cliente te daba el OK para un presupuesto.
- Puede que tengas que buscar el correo donde le pediste a tu jefe días de vacaciones, y él te aprobó.
- Puede que tengas que buscar lo que te pidió un cliente hace 1 mes y ya ni te acuerdas
- Puede que tengas que buscar el documento que explicaba de qué iba ese proyecto de hace 3 años.
Queda claro el uso, ¿no? Buscar.
Entonces, ¿Cuál es la estructura de carpetas?
A veces una carpeta por proyecto, otras una agrupación por cliente, otras una por proyecto y 2 subcarpetas dentro del proyecto,…
La estructura de carpetas y subcarpetas no sigue una regla de oro. Tampoco es estática, ni la misma para cada proyecto.
Solo trato de responderme a una pregunta cuando busco algo:
¿Ha sido fácil encontrar este correo?
- SI: perfecto, no toco nada
- NO: hago más subcarpetas o hago menos, y ya veré que tal me va.
Aquí te he mentido… No me hago esta pregunta. La realidad sería más como esta conversación conmigo mismo:
— Ostia que me caduca la contraseña en 1 día, ¿Dónde estaba el correo ese con las indicaciones para cambiarla?
[5 minutos después…]
— Mierda, no lo encuentro.
[10 minutos después…]
— ¡Por fin! guárdate esto que es la 3a vez que los buscas y te pasa lo mismo.
— ¿Donde? Ah ya se, créate una subcarpeta para cosas «importantes».
Algunas cosas que hago:
- Me creo una sub-carpeta llamada «Importante» en cada proyecto gordo donde pueden haber cosas clave que no puedes perder.
- La típica subcarpeta «General» no funciona. Si tienes como Cliente a Linkedin, lo general lo guardas a nivel «Linkedin», no en una carpeta «General» dentro de «Linkedin».
- Si me da por crear 5 sub-carpetas para un proyecto, y luego no encuentro nada, lo agrupo todo en la carpeta superior y listos, no me lio.
- Separo bastante proyectos/sub-carpetas que tengan nombres similares. Para evitar errores al arrastrar los correos.
No me enrollo más, creo que la idea queda clara.
Cuando la bandeja está vacía, me da un placer difícil de superar.
Después del gozo, viene el momento de ir al primer cuadrante (Urgente-Importante) y comenzar a trabajar, que para algo me pagan.
Si te ha sido útil, me alegro🙂
¿No lo ha sido y has llegado hasta aquí? Algo entretenido habrá sido. Objetivo conseguido.
Si haces algo distinto, cuéntame anda, a ver si lo pruebo y me sirve.
¡Nos vemos!
Pd. Psst Psst. Si quieres más, es fácil: Pásate por la página que me he currado para que te suscribas
Pd2. El enlace al artículo de Asana – Matriz de Eisenhower
